Il Garante per la protezione dei dati personali, nella Newsletter n. 546 del 15 aprile 2026, ha stabilito che il lavoratore ha diritto ad accedere ai messaggi della propria casella email aziendale e ai documenti presenti nel computer anche dopo la cessazione del rapporto di lavoro. Eventuali limitazioni sono ammesse solo in presenza di “specifiche e comprovate ragioni”, come la tutela di segreti aziendali.
La decisione arriva a seguito del reclamo presentato da un ex dipendente di una compagnia assicurativa, che aveva richiesto copia dei messaggi contenuti nel proprio account aziendale e dei file salvati sul pc utilizzato durante l’attività lavorativa. L’azienda, dopo aver effettuato un accesso alla posta elettronica dell’ex dipendente ed esaminato i contenuti, aveva consegnato soltanto i messaggi ritenuti “strettamente personali”, escludendo quelli relativi all’attività professionale.
Secondo il Garante, questa selezione preventiva non è legittima. Il diritto di accesso, infatti, riguarda tutti i dati personali, comprese le comunicazioni scambiate tramite un account aziendale individuale. Non è quindi consentito oscurare, filtrare o limitare i contenuti sulla base della distinzione tra ambito personale e lavorativo.
L’Autorità ha inoltre evidenziato ulteriori criticità nella gestione dei dati da parte della società, in particolare la scarsa trasparenza delle informative e i tempi di conservazione ritenuti eccessivi: cinque anni per le email e dodici mesi per i dati di navigazione, giudicati non proporzionati rispetto alle finalità dichiarate.
Per le violazioni accertate, il Garante ha imposto una sanzione di 50mila euro. L’azienda dovrà inoltre consentire l’accesso integrale ai dati richiesti dall’ex dipendente e adeguare informative e policy interne alla normativa sulla protezione dei dati personali.
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